Head Receptionist / Office Manager (m/w/d)

Overview

Head Receptionist / Office Manager (m/w/d) Jobs in Vienna, Austria at The Cambridge Institute Wien

Title: Head Receptionist / Office Manager (m/w/d)

Company: The Cambridge Institute Wien

Location: Vienna, Austria

*** Wer sind wir? ***

Englisch ist unsere Leidenschaft – und diese Begeisterung geben wir jeden Tag weiter.

Ob Anfänger*in, berufliche Weiterbildung oder gezielte Vorbereitung auf ein Cambridge-Zertifikat oder den IELTS-Test: Wir bieten den passenden Englischkurs für jedes Niveau und jedes Ziel.

In unseren großzügigen Schulungsräumen auf über 500 m² lernen unsere Kund*innen in persönlicher Atmosphäre mit qualifizierten English Native Speaker Lehrkräften und werden dabei von einem engagierten Administrationsteam begleitet.

Als offizielles Cambridge Exam Centre seit 2015 und offizielles IELTS Test Centre seit 2025 bieten wir alles an einem Ort. Beratung, Unterricht, Prüfungsvorbereitung und Zertifizierung. So schaffen wir einen klaren, professionellen und erfolgreichen Weg zu besseren Englischkenntnissen.

*** Wen wir suchen? ***

Du hast ein immer freundliches Wesen, bist zuverlässig und es macht Dir vor allem Spaß, mit Kund*innen und im Team zu arbeiten? Dann bist du bei uns richtig!

Wir suchen ab sofort eine*n Head Receptionist / Office Manager mit 38 Stunden pro Woche.

Es erwartet Dich ein vielfältiges Aufgabengebiet:

• Führung eines kleinen Teams der Mitarbeiter*innen im Office (Reception) mit aktuell 3 Teilzeitkräfte, in enger Abstimmung mit dem Management. Neben Aufgaben der Dienstplanerstellung, Koordinierung der täglichen Arbeit, Überwachung der Qualitätsstandards oder Unterstützung bei strategischen Projekten bist Du auch Ansprechpartner*in für Dein Team bei Fragen und Problemen.

• Administrative Tätigkeiten sind unter anderem Buchung von Terminen für Kund*innen, Koordinierung der Kurstermine, Durchführung von Einschulungslektionen für neue Kursteilnehmer*innen, Ausstellung von Dokumenten wie Rechnungen oder Bestätigungen, Nachbestellung von Büromaterialien, und vieles mehr. Du und Dein Team stellen außerdem sicher, dass die Räumlichkeiten am Institut aufgeräumt und repräsentativ sind.

• Dem laufenden Kontakt mit Kund*innen kommt besondere Bedeutung bei und Du stellst hier die Schnittstelle zu unseren Kundenberater und Lehrkräften dar. Der Kontakt mit Kund*innen geschieht persönlich als auch via Telefon und E-Mail. Diese Rolle beinhaltet also gleichzeitig Front-Desk als auch Back-Office Tätigkeiten. Unsere Student*innen und Mitarbeiter*innen kommen aus der ganzen Welt, daher ist eine klare Kommunikation von entscheidender Bedeutung.

• Weiters bist Du Teil des Supervisor-Teams für die Cambridge- sowie IELTS Sprachprüfungen und begleitest dabei die Teilnehmer*innen an deren Prüfungstag bei uns am Institut.

Wenn Du dieses Aufgabengebiet anspricht, dann würden wir Dich gerne kennenlernen!

Unsere Anforderungen an Dich:

• Deutsch und Englisch auf jeweils mindestens C1 Niveau
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
• Hohe Liebe zum Detail, motiviert und kommunikativ
• Selbstständiges und lösungsorientieres Arbeiten
• Flexibel in Arbeitszeitfragen, da wir wechselnde Dienstzeiten haben (unsere Öffnungszeiten: Mo-Fr 8:30 – 21:00, Sa 9:00 – 13:00)
• Arbeitsort: am Institut in der Mariahilfer Straße 121b, 1060 Wien
• Und das wichtigste von allem: Du bist motiviert, Neues zu lernen!

Du bringst relevante Erfahrungen mit, wenn du zum Beispiel schon

• als Team-Lead
• im Customer Service oder Rezeption
• als Office Manager

gearbeitet hast.

Wir stellen Mitarbeiter*innen aufgrund ihrer Fähigkeiten, Einstellung und Erfahrung ein. Wir stellen auch Personen mit weniger Erfahrung ein, die neue Erfahrungen in einem beruflichen Umfeld sammeln möchten. Wir bieten jedoch kein formelles Ausbildungsprogramm an.

Das Gehalt liegt laut Kollektivvertrag bei EUR 2.813,58 brutto pro Monat (14x) auf Vollzeitbasis (BABE Kollektivvertrag, Einstufung VB 3).

Im ersten Schritt ersuchen wir um Deine vollständige und aussagekräftige Bewerbung in elektronischer Form (ausschließlich im PDF Format) an:

The Cambridge Institute

Florian Karnutsch

[email protected]

Um dich zu bewerben, füge Deiner Nachricht bitte Folgendes bei:

• chronologischer Lebenslauf
• Motivationsschreiben
• relevante Arbeitszeugnisse

Wir versprechen eine Beantwortung innerhalb einer Woche!